Arkivering av dokumenter - Søknader
Man kan arkivere søknad og vedtak for SFO, permisjon, redusert betaling skoleskyss og skolebytte. Oppsettet gjøres av systemadmin på kommunenivå, i samråd med arkivar. Vi anbefaler alltid å teste arkivering på testelev før man starter funksjonaliteten mot elever.
I Flyt Skole kan man arkivere følgende søknader og vedtak
- SFO - se egen artikkel Arkivering av dokumenter - SFO
- Permisjon
- Redusert betaling
- Skoleskyss
- Skolebytte
Se anbefalinger i artikkel Arkivering av dokumenter - Viktige anbefalinger.
Sette opp arkivering av søknader og vedtak
- På kommunenivå gå til 'Innstillinger' - 'Dokumentmaler' - 'Skjema'
- Ute til venstre, velg Permisjonssøknad / Permisjonsvedtak / Redusert betaling, søknad / Redusert betaling, veddtak / Skolekyss, søknad / Skoleskyss, vedtak
- Under fanen 'Type' sett feltet 'Arkivering av dokumenter' til 'Alltid'
- Lagre
- Ny fane 'Arkiv' vises. Gå til denne
- Legg inn arkivoppsett i henhold til kommunens arkivkoder, helst i samabeid med arkivar.
- Gjør dette for alle søknader og vedtak
- Test arkivering mot testelev
- At det går over til arkivsystemet
- At journalposten blir registrert rett i arkivsystemet
Når arkiveres dokumentene
- Søknadsskjema legges klar for arkivering når foresatte har lagret søknaden
- Vedtaket legges klar for arkivering når saksbehandler har godkjent/avvist søknad
- Med VSA/Documaster som arkivsystem, overføres dokumenter hele døgnet
- Med andre eksterne arkivsystem så har man en overføring 1-3 ganger i døgnet, avhengig av basens størrelse