Arkivering av dokumenter - SFO

Se anbefalinger i artikkel Arkivering av dokumenter - Viktige anbefalinger.

Det er kun når foresatte selv registrerer søknad/oppsigelse at søknadsdokument blir generert og kan arkivers. Ikke når skolen manuelt registrerer/endrer opphold eller avslutter et opphold. 


Sette opp arkivering av SFO-dokumenter

1. På kommunenivå gå til 'Innstillinger' - 'Dokumentmaler' - 'Skjema'
2. Ute til venstre, velg SFO-søknad/SFO-endring/SFO-oppsigelse/SFO-vedtak/SFO-endringsvedtak/SFO-oppsigelsesvedtak
3. Under fanen 'Type' sett feltet 'Arkivering av dokumenter' til "Alltid"
4. Lagre
5. Ny fane 'Arkiv' vises. Åpne denne
6. Legg inn arkivoppsett i henhold til kommunens arkivkoder, helst i samabeid med arkivar.
7. Gjør dette for alle SFO-dokumentene
8. Test arkivering mot testelev
   1. At det går over til arkivsystemet
   2. At journalposten blir registrert rett i arkivsystemet

• Søknadsskjema legges klar for arkivering når foresatte har lagret søknaden
• Vedtaket legges klar for arkivering når saksbehandler har godkjent/avvist søknad
• Med VSA/Documaster som arkivsystem, overføres dokumenter hele døgnet
• Med andre eksterne arkivsystem så har man en overføring 1-3 ganger i døgnet, avhengig av basens størrelse