Les mer om arkivloggen i artikkel Arkivering av dokumenter - Arkivlogg
Dokumenter som blir avvist av arkivsystemet
For at et dokument skal bli arkivert i kommunens arkivsystem må arkivkodene lagt inn i Flyt Skole være helt riktige og stemme med arkivkodene i arkivsystemet. Når et dokument feiler er det som regel pga avvik i dette. Dette kan feks være pga
- Elevmappe avsluttet/stengt i arkivsystemet
- Endring i saksansvarlig ID (f.eks pga bytte av rektor)
Feilmelding fra arkivet
Ofte vil arkivsystemet sende en feilmelding tilbake til Flyt Skole. Man bør da sjekke 'Kvittering fra arkivet'. Noen ganger kan arkivet sende over mye uleselig tekst med en feilmelding midt inne i teksten. I tilfellet under så bør man da sjekke oppsett i Flyt Skole mot oppsettet i arkivsystemet.
Når man har oppdatert Flyt Skole slik at arkivkodene er rett setter man dokument(ene) tilbake til status 'Klar og sjekker om de blir arkivert eller får samme feilmelding etter neste overføring til arkivsystemet.
Noen ganger er feilmeldingen uten konkret informasjon. Da kan årsaken være at Flyt Skole ikke har fått kontakt med arkivsystemet. Det kan da være en fordel å sette dokument(ene) tilbake til status 'Klar og sjekker om de blir arkivert eller får samme feilmelding etter neste overføring til arkivsystemet.
3 vanlige årsaker til at dokumenter feiler
1) Elevmappen er avsluttet
Sjekk elevens mappenummer (år/sekvensnummer) i Flyt Skole opp imot mappenummer i arkivsystemet. To ulike løsninger
- Åpne elevmappen i arkivsystemet. Sett deretter dokumentene i Flyt Skole tilbake til status 'Klar' og sjekk om de blir arkivert ved neste overføring til arkiv
- Endre mappenummer i Flyt Skole. Se artikkel Arkiv - Elevmappe - Endre år/sekvensnummer
2) Feil ID-saksansvarlig
Dette er gjerne årsaken når alle dokumenter feiler på en skole. Det kan f.eks skje dersom skolen får ny rektor, men denne informasjonen er ikke oppdatert i arkivoppsettet. Se artikkel Skole - Bytte av rektor.
3) Flyt Skole fikk ikke kontakt med arkivsystemet
Se nederste bilde ovenfor som eksempel på dette. Dette skjer gjerne når det har vært en oppdatering i arkivsystemet eller en restart av en webservice på samme tid som Flyt Skole sendte over dokumentet. Løsningen er da ofte å sette dokumentene tilbake til status 'Klar' og sjekke om de blir arkivert ved neste overføring til arkiv