Man finner arkivlogg på skolenivå og kommunenivå under 'Rapporter' - 'Arkiv'. Her er dokumentene delt inn i følgende statuser/filter:
- Klar: venter på å bli arkivert
- Sendt: i ferd med å bli arkivert
- Arkivert: dokumenter som er arkivert
- Slettet: dokumenter som er generert og lå i arkivloggen, men dokumentet ble slettet før dokumentet ble sendt over til arkivsystemet
- Feilet: de fleste dokumenter feiler fordi arkivsystemet stopper overføring. Se artikkel Arkivering av dokumenter - Arkivlogg - Feilet
- Alle: alle dokumenter, uavhengig av statuser
Dersom man dobbeltklikker på et dokument, vil man få opp to felt:
- Utgående respons fra oss: koder sendt fra VFS til arkivsystemet
- Kvittering fra arkivet: svaret arkivsystemet sender tilbake
Datofilter
Standard datofilter er inneværende skoleår. Dette kan overstyres
Sortering
Det kan sorteres på alle kolonner under alle filter. Klikk på kolonneoverskriften for å sortere a-å eller å-a.
Søkefeltet
Søkefeltet kan brukes for søke opp alle dokumenter på en elev eller kun dokumenter av samme utvalgte dokumenttyper.
Antall poster
Nederst til venstre under ett av filtrene vil man se antall poster under filteret. Kan være nyttig feks når man lurer på hvor mange dokumenter venter på å bli arkivert.
Endre status
Nederst til venstre er det felt for å endre status på markerte dokumenter. F.eks hvis et dokument har feilet pga feil i elevmappe. Når feilen er rettet kan man sette dokumentet tilbake til status 'Klar' så vil systemet sende dokumentet til arkivet enda en gang.
Åpne i regneark
Viser alle eller markerte linjer i et regneark.
Slett
Tilgjengelig for ansatte med spesialtilgangen 'Slette dokumenter'.
Se artiklene Elev - Slette dokument og Spesialtilgang - Slette dokument.