Arkiv - Arkivrutiner
Når man utarbeider organisasjonens arkivrutiner, knyttet til Flyt Skole, bør man ta med informasjon om ansvarsfordeling, tidsfrister/årsjul, håndtering av elevmapper opprettet i arkivsystemet og håndtering av elevmapper ved flytting internt i kommunen.
Hvem er ansvarlig for at det blir arkivert?
Avklaringer må gjøres internt i kommunen/organisasjonen, men det normale er at skoleadmin har overordnet ansvar for arkivering på sin skole. Kommuneadmin har et overordnet ansvar, blant annet i forhold til endringer av koder i arkivet og oppdatering av Flyt Skole.
Tidsfrister for arkivering
Vi anbefaler at man innarbeider et årsjul som avklarer hvem som er ansvarlig for å arkivere de ulike dokumentene, samt tidsfrister. Dette for å sikre at arkivering av dokumenter blir fulgt opp jevnlig gjennom året.
Håndtere elevmapper som alt er opprettet i arkivsystemet
I noen tilfeller kan elever allerede ha en elevmappe i arkivsystemet som Flyt Skole skal arkiveres mot. Det er da viktig å manuelt registrere inn elevmappen i Flyt Skole (registrere år/sekvensnummer). Se artikkel Arkiv - Elevmappe - Opprettet i arkivsystemet.
Håndtere elevmappe ved flytting internt i kommunen
Man kan velge å beholde mappe, eller at det opprettes ny mappe.
Se artikkel Arkiv - Elevmappe - Tomt felt for år/sekvensnummer etter flytting.