Flyt Sikker Sak Barnehage - Hvordan får private barnehager tilgang?

Navigasjon: Flyt Sikker Sak Barnehage

Når kommunen har kjøpt Flyt Sikker Sak Barnehage, kan også private barnehager få tilgang dersom kommunen og den enkelte private barnehagen er enige om dette. Nødvendige avtaler, avklaringer og tekniske innstillinger må være på plass før tilgangen åpnes.

Flyt Sikker Sak er et saksbehandlingssystem for trygg håndtering av særlig sensitiv informasjon. Løsningen legger til rette for digital saksbehandling og korrespondanse, slik at behovet for utskrift og lagring på andre enheter reduseres.

Hva kan private barnehager bruke løsningen til?

Private barnehager som får tilgang, kan:

• produsere dokumenter med sensitivt innhold
• samarbeide med ressurspersoner og håndtere sakkyndige vurderinger i Sikker Sak
• behandle saker på en trygg og sikker måte med autentisering via ID-porten på nivå 4
• sende og motta dokumenter digitalt via KS Fiks og SvarUt/Inn
•  bruke kvalitetssikrede maler

Dokumenter arkiveres automatisk. 

Kommunen har et overordnet ansvar for at alle barn og foresatte får et godt og likeverdig tilbud innenfor kommunen. Trygg og sikker saksbehandling for alle barn, uavhengig av om de går i privat eller kommunal barnehage, vil kunne bidra til nettopp dette.

Med rette sikkerhetstiltak og avklaringer på plass i kommunen, ser vi at det vil være store fordeler ved å gi de private barnehagene tilgang til å ta i bruk Flyt Sikker Sak Barnehage.

Vi vil trekke frem blant annet:

• mulighet til å velge samme løsning der hvor det er aktuelt.
• muligheten til å ha en felles strategi og løsning for barnehagebarn i samme kommune.
• sikre at de mindre, selvstendige private aktørene har tilgang til verktøy som oppfyller dagens krav.

Avklaringer og forutsetninger

En privat barnehage/barnehagekjede er en egen juridisk virksomhet og vil være behandlingsansvarlig for all informasjon som registreres i Flyt Sikker Sak Barnehage. Kommunen er en annen juridisk virksomhet og har derfor i utgangspunktet ikke adgang til disse opplysningene. Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at nødvendige avklaringer og avtaler gjøres med den private barnehagen, før Flyt Sikker Sak åpnes for de private.

Der kommunen ønsker at Flyt Sikker Sak Barnehage åpnes for de private barnehagene anbefales følgende å være på plass:

1. Tilgangskontroll må settes slik at de private barnehagene kun får innsyn i saker tilknyttet egne barn. Dette er normalt sett de samme innstillingene for tilgangsstyring som settes for de kommunale barnehagene, men er særlig viktig med tanke på at de private er selvstendige juridiske enheter.
2. Kommunen og den enkelte private barnehage må være omforent om at data i Sikker Sak arkiveres i kommunens arkivkjerne for Sikker Sak. Tilgang til arkivet må begrenses til personer med tjenstlig behov, fortrinnsvis arkivar
3. Der kommunen åpner for at private barnehager kan saksbehandle i Sikker Sak, må "Kommunal systemadministrator" overføre barn fra Flyt Barnehage til Sikker Sak. Kommunale barnehageadministratorer i Flyt Barnehage kan overføre barn fra Flyt Barnehage til Sikker Sak fra barnehagenivå. Denne muligheten finnes ikke for barnehageadministratorer i private barnehager. Husk at det i Sikker Sak må være opprettet team og gruppe for hver enkelt private barnehage, og at Team må være knyttet til en gruppe.

Følgende forhold må også avklares:

• Pålogging ved IP-filtrering: Privat barnehage og tilgang til kundebasen

For kunder med IP-filtrering kreves pålogging til Sikker Sak via kommunens nettverk eller VPN. Kommunen og den private barnehagen må avklare hvordan barnehagen skal få nødvendig nettverkstilgang før løsningen tas i bruk. 

• Digital post via KS Fiks - SvarUt/Inn

All korrespondanse går ut og kommer inn til Sikker Sak via KS Fiks. For at en privat barnehage skal kunne sende og motta post i Sikker Sak, må barnehagen registreres både i SvarUt og i mottakssystemet for Sikker Sak Barnehage i KS Fiks.

• Avtale

Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at nødvendige avklaringer og avtaler gjøres med de private barnehagene, før de gis tilgang til Sikker Sak.

Ved behov for bistand til å eventuelt utforme en avtalemal, anbefaler vi at dere søker råd hos fagpersoner i egen kommune. Ofte kan innkjøpsavdeling og/eller kommuneadvokat inneha kompetanse på dette.

Spørsmål om tilgang

Dersom du har spørsmål om å åpne Flyt Sikker Sak Barnehage for private barnehager, vennligst ta kontakt på e-post: sikkersak.barnehage@visma.com.