For at en ansatt skal kunne legges til som intern godkjenner må vedkommende
- ha en rolle med godkjenningsmyndighet (mot samme tilhørighet som korrespondansen/saken ligger mot)
- enten ha
- en rolle med aktivert tilgangspunkt 'Hovedperson - Utvidet tilgang' eller
- være saksbehandler i saken der korrespondansen som skal godkjennes ligger (dvs tilgang til hovedperson og korrespondanse)
Saksbehandler kan ikke legge seg selv til som godkjenner, men med-saksbehandler kan legges til.
Godkjenningsmyndighet
For å gi en tilgangsrolle godkjenningsmyndighet:
- Gå til 'Administrasjon' i hovedmenylinjen
- Velg 'Tilgangsstyring' og 'Roller'
- Klikk på ønsket tilgangsrolle
- Klikk på 'Rediger'
- Aktiver feltet øverst som heter 'Godkjenningsmyndighet'
- Lagre
Merk: Om noen saksbehandlere skal ha lik rolle ellers, men noen med og noen uten godkjenningsmyndighet, anbefaler vi at man oppretter to roller, f.eks 'Saksbehandler med godkjenningsmyndighet',og 'Saksbehandler uten godkjenningsmyndighet'.
Utvidet tilgang
Normalt har enkelte roller, slik som Skoleleder og Styrer, tilgangspunktet 'Hovedperson - Utvidet tilgang' påskrudd. Dette gjør at ansatte har tilgang til alle hovedpersonene på sin tilhørighet, og de kan dermed være intern godkjenner på alle hovedpersonene.
Ansatte med rolle uten utvidet tilgang til hovedperson
Disse ansatte må ha en kobling til hovedperson og korrespondansen som skal godkjennes ved at de er registrert som saksbehandler/med-saksbehandler på saken korrespondansen ligger i. Unntak: dersom korespondansen ligger i en samlemappe må den som skal settes som intern godkjenner ligge som saksbehandler i en av personsakene til hovedpersonen.