Ferie, overføring fra Flyt Timeplan til HRM - anbefaling og registrering
Flyt Timeplan er et forsystem til lønnssystem, og feriehåndtering anbefales gjort i HR-systemet (HRM). Artikkelen forklarer hva som gjelder dersom ferie likevel registreres i Flyt Timeplan, og hvordan slik registrering settes opp og gjennomføres.
Anbefaling
Flyt Timeplan er et forsystem til lønnssystemer. Det anbefales derfor at all håndtering av ferie og ferieplaner gjøres direkte i HR-systemet (HRM). Dette sikrer en sømløs og nøyaktig prosess for lønnsutbetaling og ferieregnskap.
Det er mulig å registrere feriedager i Flyt Timeplan og overføre dem til Visma Enterprise HRM. Feriesaldo og oversikt over gjenstående feriedager blir imidlertid ikke oppdatert i Flyt Timeplan ved en slik registrering. Fullstendig oversikt over feriesaldo finnes kun i HR-systemet (HRM).
Oppsett av fraværsårsaken «Ferie»
For at ferie skal kunne registreres i Flyt Timeplan, må «Ferie» settes opp som en gyldig fraværsårsak. Dette gjøres under Timeliste > Grunndata > Fraværsårsaker. Dette gjøres i samarbeid med support.
Aktivere ferieregistrering fra Min side
Dersom ansatte skal kunne registrere ferie selv fra Min side, må dette aktiveres av Systemadministrator eller Skoleadministrator
Registrere ferie i ukeplanleggeren
Ferie kan legges inn som fravær i ukeplanleggeren. Ordinært fravær vises med rød bakgrunnsfarge, mens ferie vises med grønn bakgrunnsfarge. [Sett inn skjermbilde med bildetekst som viser dette.]
Registrere ferie i timelisten
Ferie kan også legges inn direkte på den ansatte i timelisten, under menypunkt Fravær.
Registrere ferie fra Min side (Ansatt)
Ansatte kan selv registrere feriedager fra Min side, dersom kommunen har åpnet for dette:
Min side > Timer/fravær > Ferie > Legg til ferie
Ferie velges som fraværsårsak, og tidsrom angis. Det er mulig å legge inn en egen kommentar til ferieregistreringen.
Antall feriedager som telles ved registrering over flere uker
Flyt Timeplan deler datagrunnlag med Flyt Ressurstyring, som blant annet brukes til turnusplanlegging innen helsesektoren. Fordi løsningen er bygget for å håndtere turnus, skiller den ikke automatisk mellom ukedager og helg ved ferieregistrering.
Dette medfører at ferie registrert som ett sammenhengende tidsrom telles med 6 dager per uke, uavhengig av om registreringen skjer i ukeplanleggeren, i timelisten eller fra Min side.
Eksempel:
- Ferie registrert fra mandag til søndag (én uke) telles som 6 feriedager.
- Ønskes 5 feriedager per uke, må ferien registreres uke for uke, for eksempel fra mandag til fredag i hver enkelt uke.