Oppstart og avslutning av deltakere i Visma Flyktning

Oppstart av deltakere i Flyktning

Det finnes flere viktig steg ved førstegangsregistrering av nye personer i Flyktning. Spesielt viktig er registrering av sluttmål og første vedtak om introduksjonsprogram da dette gir grunnlag for beregning av gjennomføringsfrist, som igjen er avgjørende for videre rapportering av eksempelvis aktivitet og fravær:

 1. Person hentes inn i systemet ved hjelp av DUF
(Ny person i ny familie) og alle felt fylles ut. Alternativt kan man registrere person manuelt for så å sette på hake "Koblet til NIR" med påfølgende synkronisering senere. Merk at dato for "ankomst kommune" under Ankomstopplysninger flettes inn som datoen for Bosatt-føringen på klokka (historikkføringer) : 

 Dersom første kontakt på en nyregistrert person ikke er registrert, kan dette gjøres via dokumentimport eller en vanlig brevjournal:

Velg CV-knappen fra personvinduet. Språk legges inn og synkroniseres til NIR ved neste døgnsynk. Høyeste nivå utdanning velges og synkroniseres til NIR ved å trykke på “Lagre og send til NIR”. 

Korrekt sluttmål velges og blir umiddelbart sendt til NIR. 

Integreringskontrakt fylles ut ved å velge mal for integreringskontrakt i Brevjournal. Ved å hake av for “Integreringskontrakt til NIR” blir dette rapportert til NIR. 

I fanen “Planer” på person opprettes ny integreringsplan. “Del med” gir mulighet til å dele planen med Voksenopplæringen. Planen genereres ved å trykke på “Opprett brevjournal”. 

Vedtak om introduksjonsprogram fattes i fanen “Vedtak”. Første vedtak om introduksjonsprogram gir grunnlag for beregning av gjennomføringsfrist, slik at dette er avgjørende for videre rapportering av eksempelvis aktivitet og fravær. Man kan også her fatte et vedtak om integreringsplan med resultat "Vedtak fattet" som blir rapportert til NIR. Dette er imidlertid bare en status som sendes til NIR og den inneholder ingen betalinger eller vedtaksdokument. 

Merk at “Type” og “NIR type” er styrt av personens NIR-ordninger. Hvis disse ikke vises som forventet , sjekk koblingen til NIR på personen (kan ta noe tid før dere får tilgang til å registrere på nylig bosatte). 

Husk historikkføring "Vedtak tildeling intro.program" på deltakere med aktivt introvedtak. Ved innleggelse av denne blir status introduksjonsprogram under «statuser» på gul personmappe satt til «aktiv». Dette er viktig. Normalt på nye personer i Flyktning lager man det første introvedtaket i programmet, da blir denne historikkføringen ivaretatt ved godkjent vedtak.

Husk også hvis dere henter ned flere personer fra Voksenopplæring eller fra NIR, kan dere hente ned allerede opprettede vedtak fra NIR ved å kjøre servicerutine som ligger under «administrator» (“Hent NIR-vedtak - integreringsloven”). Da får dere lillafarge på introdeltakere i navigator.

Avslutning av deltakere i Flyktning

Her kommer en kort oppsummering av ulike måter å avslutte deltakere på fra Flyktning. For mer info om avslutning av ordning fra Flyktning, se egen kunnskapsartikkel om dette som beskriver funksjonen i mer detalj. 

1. Stoppe vedtak

Hvis deltakerne er ferdig i introduksjonsprogrammet før tiden, kan vedtaket stoppes. Dette fører til status "slettet" i NIR. Det er også mulig å stoppe kun utbetalingene. Vær obs på dato for siste utbetaling av introduksjonstønad. 

Merk at dette ikke gjør noe med historikkføringen. Gå derfor inn på Historikkføring og registrer historikkføring “vedtak avsluttet intro.program”. Hvis dere ikke gjør dette vil deltaker fortsatt være registrert som aktiv i introduksjonsprogram i Gul mappe - Statuser. 

Når deltaker er avsluttet i introduksjonsprogrammet må avslutningsårsak rapporteres til NIR. 

Når dere er ferdige med oppfølgingen av personen, kan vedkommende avsluttes i fagsystemet. 

Det vil fortsatt være mulig å søke opp personen via et filtersøk som fanger opp avsluttede personer.