Opprett ny enhet

Tilgangsstyring: Systemadministrator (skole)

Om begrepene enhet og avdeling

I Flyt Timeplan brukes begrepene enhet, avdeling og organisasjonsenhet om samme organisatoriske nivå (for eksempel en skole). Ved opprettelse benyttes knappen Ny avdeling, mens feltet i ansattkortet heter Organisasjonsenhet.

Steg 1: Legge inn ansvar og tjenestenummer

Før en ny enhet kan opprettes, må ansvar og eventuelt tjenestenummer registreres:

1. Gå til menypunktet Timeliste - Grunndata.
2. Velg fanen Kontoer.
3. Klikk på Tjeneste/funksjon, deretter Lag ny.
4. Fyll inn feltene Konto, Beskrivelse og Avdelingstype.
5. Lagre ved å trykke på det grønne ikonet.

Merk: Samme fremgangsmåte benyttes for å legge inn ansvar.

Steg 2: Opprette den nye enheten

1. Gå til menypunktet Grunndata - Enheter.
2. Klikk på Lag ny.
3. Fyll inn informasjon om enheten, som navn og enhetskode, og lagre.
4. Klikk på den grønne knappen Ny avdeling. Et nytt vindu åpnes.
5. Fyll inn feltene Kode, Navn, Ansvar og Tjeneste.
6. Huk av for "Bruk weblink i SMS" og "Bruk utvidet SMS-tekst".
7. Kontroller at Timegenerering er satt til "kun for vikar/ekstraarbeid (grønne)". Dette betyr at kun timer merket med grønn farge i systemet genereres automatisk for vikar- og ekstraarbeid.

Steg 3: Koble ansvarsnummer i Integrasjonssenteret

Integrasjonssenteret er systemet som overfører ansattdata fra lønnssystemet til Flyt Timeplan. Ansvarsnummeret må registreres her for at ansatte automatisk skal knyttes til riktig avdeling.

Viktig: Dersom ansvarsnummeret allerede finnes i datauttrekket fra lønnssystemet fra før, vil ikke ansatte automatisk knyttes til riktig avdeling. I slike tilfeller må enten support kontaktes, eller den nye enheten legges til manuelt under feltet Organisasjonsenhet på det enkelte ansattkortet.