Rutinene for journalføring i form av et personjournalnotat kan variere fra virksomhet til virksomhet, men det er viktig å kjenne til hvordan et notat kan oppføre seg. Hva man har mulighet til å gjøre her avhenger også av hvilke rolletilganger din bruker har.
Dersom man lager et journalnotat og kun klikker på lagre-knappen uten å gjøre noe mer, vil det dukke opp en tekst om at notatet ferdigstilles automatisk nede til høyre i bildet som vist på skjermdumpen under her. Når tidspunktet er her avhenger av hvor mange dager man har satt opp før automatisk ferdigstilling i fanen "kontroll" i systeminnstillingene. 
Dersom vi merker av "Ferdigstilt" blir dokumentet låst for redigering og det vil bli stående en dato for når dokumentet er ferdigstilt. Har man arkivintegrasjon til VSA aktivert, blir det stående en tekst om at det er arkivert og med en datering. Merk at kun administrator med rett tilgang kan oppheve et ferdigstilt notat.
Hvis vi velger å huke av for "Kladd" blir dokumentet stående åpent uten en fremtidig dato for låsing. Utgangspunktet må være at man kun unntaksvis bruker kladde-funksjonen, men dersom man har behov for å jobbe med et notat utover automatisk låsing, kan man altså gjøre dette. Merk at et åpent dokument kan redigeres av flere, slik at man må etterstrebe å ferdigstille et notat når det er fullført. Fjerner man avhuking "Kladd" vil det dukke opp automatisk låsing nede til høyre.
Husk at kladder, og for så vidt ikke ferdigstilte notater samt øvrige dokumenter, kan finnes igjen i "Oppfølging journal/Uoppfulgte journaler" - som vist på bildet under.
