KS Fiks Folkeregister integrasjon - FAQ

Spørsmål: Hva er en endringsimport?
Svar: Den daglige importen fra Folkeregisteret til VFS er kun en endringsimport. Den overfører endringer gjort i Folkeregisteret siste 24 timer. 

NB: Endringsimporten er ikke funksjonalitet for å sjekke alle data i VFS opp imot folkeregisteret og så oppdatere alle avvik. Derfor kjøres også en full import med jevne mellomrom.

Spørsmål: Går endringsimporten hver natt?
Svar: Importen går maks hver 3. natt. I mindre kommuner kan det være dager der det ikke er oppdateringer i folkeregisteret relevant for Flyt Skole. Da vil heller ikke Flyt Skole bli oppdatert og det kan gå lengre enn 3 dager mellom oppdateringene.

Spørsmål: Hva er en full import?
Svar: Det er en import som leser inn data på alle elever med tilhørende foresatte i folkeregisteret knyttet til kommunen. Når en ny kunde settes opp med integrasjon mot folkeregisteret kjøres alltid en full import.

For alle kunder med integrasjon vil det automatisk kjøres en full import etter at det har vært kjørt 30 endringsimporter. Full import vil altså kjøres jevnlig i løpet av året. 

Spørsmål: Koster det å bruke integrasjon mot Fiks Folkeregiste?
Svar: Det er ingen kostnader fra Visma side for å få satt opp eller ved å bruke integrasjon mot KS Fiks Folkeregister. Det samme gjelder om man velger å fortsatt bruke fil for å få oppdatert personer i VFS. Se https://ksdigital.no/tjenestene/fiks-register/fiks-folkeregister/ for mer informasjon fra KS.

Spørsmål: Hva oppdateres fra Folkeregisteret?
Svar: Man kan enten ha oppdatering av barn 0-16 år eller barn 3-16 år. Barn og foresatte knyttet til barnet, som er har foreldreansvar mot barnet oppdateres. Flyt skole mottar oppdateringer av personopplysninger (navn, fnr, fdato, adresse) og status (avdød/flyttet osv, ja/nei på foreldreansvar). 

Spørsmål: Kan vi fortsette å få importert flatfil fra TietoEvry?
Svar: Ja, det kan dere. Da må dere ha en avtale med Tieto/Evry. 

Spørsmål: Må vi selv må ta kontakt med TietoEvry om vi ikke lenger ønsker importfiler? Eller går dette automatisk
Svar: Så vidt vi vet må dere ta kontakt med TietoEvry for å avslutte avtalen om importfiler fra dem. Visma har ingen dialog med TietoEvry. 

Spørsmål: Når går første endringsimporten?
Svar: Forutsatt at oppsettet er korrekt i KS Fiks, vil elever og foresatte automatisk bli oppdatert med informasjon førstkommende natt, men det forutsetter at det har vært endringer i løpet av dagen i folkeregisteret. Vi anbefaler å sjekke importen de nærmeste dagene.

Spørsmål: Blir noen varslet om viktige endringer etter importen?
Svar: Ja, personer med rollen Kommuneadmin blir varslet dersom importen har stoppet pga duplikater, dersom det er endring i foreldreansvar, dersom noen er merket som avdøde og dersom det er viktige endringer i adressegradering. Se artikkel KS Fiks Folkeregister integrasjon - Varslinger.

Spørsmål: Hvordan behandler vi duplikater?
Svar: Dupliater er en oppdatering fra folkeregisteret der systemet er usikker på om profilen i Flyt Skole er samme person som det kommer oppdatering på. Når man har endringsimport fra folkeregisteret via integrasjon, så er det per i dag slik at hvis det kommer duplikater i en import, må disse duplikatene behandles før VFS leser inn mer fra folkeregisteret. Altså må man bekrefte til Flyt Skole at det er samme person. Se artikkel KS Fiks Folkergister integrasjon - Duplikater.

Spørsmål: Importen går ikke. Hva kan være årsaken?
Svar: Sjekk om det kan ligge ubehandlede duplikater først, da nye endringsimporter stopper til duplikatene er behandlet. Det kan også være at det ikke har vært oppdaterte opplysninger å importere fra folkeregisteret sist døgn/dager. Vi har f.eks opplevd at en liten kommune kun fikk oppdatering 3 dager i en måned. 

Spørsmål: Direkteoppslag fungerer ikke. Hvordan fikser vi det?
Svar: I VFS  kan integrasjonen gå uten problemer, men direkteoppslag ikke fungere. Årsaken er da for lite tilgang til VFS sin rolle i deres KS Fiks løsning. Se dokumentet KS Fiks Folkeregister side 8 og 9. Hvis dere ikke finner hva som mangler, ta kontakt med KS. 

Enkeltpersoner må også ha spesialtilgang for å få tilgang til knappen for Direkteoppslag.  

Hvordan håndteres det når en ny elev flytter til kommunen?
Svar: Når et nytt barn alder 0-16/3-16 år år registreres i Folkeregisteret mot din kommune (adresse i kommunen), vil eleven og elevens foresatte med foreldreansvar komme med i neste endringsfil som leses inn i Visma Flyt Skole. 

Spørsmål: Vi har funnet en profil med feil adresse. Hvorfor blir ikke denne oppdatert? NB: Foresatt har ikke lenger foreldreansvar.
Svar: Dersom foresatte mister foreldreansvar i Folkeregisteret, overføres det Foreldreansvar=Nei til VFS.  Foresatte med foreldreansvar "Nei" som får ny adresse i en annen kommune, vil ikke bli oppdatert. Først når foresatt får Foreldreansvar=Ja igjen, eller flytter tilbake til kommunen, vil adressen bli oppdatert. 

Spørsmål: Vi har et barn der det mangler foresatte i VFS, men det ligger foresatte i Folkeregisteret, uten foreldreansvar. Hvorfor?
Svar: Når VFS leser inn et barn første gangen så tar ikke importen med foresatte uten foreldreansvar. Her vil ikke disse foresatte bli lest inn før de eventuelt får foreldreansvar og det kommer som en endring i endringsfilen 

Spørsmål: Vi har et barn vi ikke får kjørt direkteoppslag på. Barnet ligger inne i VFS med DUF-nummer.
Svar: DUF-nummer er ikke definert som en ID i folkeregisteret, slik som fødselsnummer og D-nummer. Så per i dag, med den integrasjonen VFS har mot folkeregisteret, kan man ikke kjøre direkteoppslag mot elever med DUF-nummer. 

Spørsmål: Vi har lagt inn foresatt manuelt i VFS uten fnr/fdato. Hvorfor blir ikke profilen oppdatert av daglig import?
Svar: Den daglige importer overfører endringer siden sist import (f.eks endringer siste 24 timer i folkeregisteret). Funksjonaliteten fungerer ikke slik at den sjekker VFS opp imot Folkeregisteret og oppdaterer alle avvik. 

Spørsmål: Kan privatskoler bruke denne integrasjonen?
Svar: Nei. Privatskoler kan søke om tilgang for å ta i bruk Fiks folkeregister, men vil bare kunne få "privat uten hjemmel"-rettighet, og det vil ikke være tilstrekkelig for å hente ut nødvendig elevdata. 

Spørsmål: Kan vi manuelt endre foreldreansvar i Visma Flyt Skole?
Svar: Nei. Foreldreansvar kan kun oppdateres via oppdateringer fra Folkeregisteret. 

Spørsmål: Vi har elever og foresatte som ikke oppdateres i folkeregisterimporten. Hvorfor gjør de ikke det?
Svar:  Hvis foresatte/elever ikke oppdateres av folkeregisterimporten kan dette skyldes at de har adresse i en annen kommune. Folkeregisterimporten filtreres på kommunenummer og oppdaterer kun profiler med kommunenummer tilhørende gjeldenen kommune.