Folkeregister filimport
Import av folkeregisterfil gjøres på kommunenivå under Grunndata - Elevimport. Det er viktig å alltid behandle duplikater etter importfilen er kjørt inn i Flyt Skole.
Artikkelen gjelder for kunder som fortsatt benytter folkeregisterfil for import/oppdatering av elever og foresatte. Fra 2022 er det mulig med integrasjon mot KS Fiks Folkeregister. Les mer i artikkel KS Fiks Folkeregister integrasjon - Oppstart
Flkeregisterfilen er i VISM3 format. I uttrekket ligger alle barn og registrerte foresatte fra 0-16 år med folkeregistrert adresse i kommunen. Import av folkeregisterfil gjøres av kommuneadmin. Folkeregisteropplysninger kan importeres hver måned, annenhver måned eller hver tredje måned.
Det er to ulike filer:
- Oppstartsfil: initielt uttrekk. Denne er utfyllende
- Endringsfil: inneholder kun endringer fra foregående fil. Det betyr at det er særdeles viktig å følge opp jobben med å importere disse filene fortløpende.
Det skal sendes ut brev til 0. klassinger basert på adresse i Flyt Skole. Hvis en eller flere endringsfiler ikke er lest inn, kan det være at noen elever har byttet adresse og brevet kommer i retur. Eller at elevene har flyttet til annen kommune.
Importere fil
- Gå til 'Grunndata' - fanen 'Elevimport' - radioknapp Importer.
NB: Dersom siden bare henger og man får et tannhjul som går rundt uten at noe skjer, kan det være at man har ubehandlede duplikater. Sjekk da radioknapp 'Duplikater' - Velg type fil. Det er viktig at man vet hvilken type fil det er (oppstartsfil eller endringsfil), slik at man får valgt rett filtype fra nedrekkslisten. Viktig elevdata kan gå tapt om det ved en feiltakelse blir importert en oppstartsfil i stedet for en endringsfil.
- Klikk på 'Last opp fil' for å hente frem folkeregisterfilen
- Velg radioknapp 'Duplikater'. Hvis det ligger duplikater her, dobbeltklikk duplikaten øverst i listen først. Da får man opp en dialogboks med forslag til mulige personer. Sjekk nøye om informasjonen er riktig før man velger en person. Klikk så på enten 'Bruk markert person' eller 'Opprett ny person'.
Etter at importen er fullført bør man sjekke gjennom fanene tilhørende importen, som inneholder:
- Elever i filen
- Flyttede elever
- Elever uten flyttemelding
- Avdøde elever
- Elver ikke oppdatert
- Endret foreldreansvar (vil ikke automatisk slette foresattes tilgang hvis foresatte mister foreldreansvar)
Man kan til enhver tid se importhistorikken av folkeregisterfilene under radioknappen 'Import-historikk'. Datoen i listen er ikke importdato, men dato på importfilen (ligger i første linje i importfilen).
Hvis man ønsker at enkeltelever aldri skal oppdateres basert på folkeregisterfilen, kan man huke av for dette på elevens info-fane i feltet Ikke oppdater fra folkeregisteret.