Arkivering av dokumenter

Det er normalt å arkivere meldingsrapporten etter endt skoleår. Det er mulig å generere rapporten uten at den arkiveres.

Viktig:
Meldingrapporten er eneste rapporten i Flyt Skole som ikke kan deles i Foresattportal/Elevportal. Dette er gjort fordi meldingsrapporten er på tvers av flere foresatte. Kommunen bør ha interne rutiner i forhold til håndtering dersom en foresatt ønsker å få tilsendt rapport som viser all kommunikasjon knyttet til sitt barn.

Rydde i SMS før arkivering
Se artikkel SMS - SMS knyttet til flere barn dersom kommunen har funksjonalitet for 2.veis kommunikasjon via SMS.

Arkivering
Ved arkivering av flere dokumenttyper i samme periode, anbefaler vi å bruke massearkivering fra klassegruppe. Se artikkel Arkivering - Massearkivering.

Arkivering fra klassegruppe - fanen 'Meldinger':

Gå til 'Grupper' - dobbeltklikk på en gruppe, slik at denne åpnes
Nede til høyre, velg utskriften 'Meldinger'
Klikk på 'Skriv ut'
Velg mellom
- Send til arkiv. Jobben kjører i bakgrunnen og legges i kø i perioder med stor trafikk. Dokumentet legges på elevens dokumentfane når jobben er ferdig.
- Skriv ut. Jobben vil kjøres i bakgrunnen og du finner utskriften under "Mine utskrifter" når jobben er ferdig.
Klikk på 'Fortsett'

Arkivering direkte fra en enkeltelev:
Dette er en arkivrutine som inkluderer meldinger for hele skoleåret på aktuell elev.

Gå til ønsket elev og fanen 'Meldinger'
Øverst til høyre i fanen, velg 'Hele året'
Velg mellom
- Send til arkiv. Jobben kjører i bakgrunnen og legges i kø i perioder med stor trafikk. Dokumentet legges på elevens dokumentfane når jobben er ferdig.
- Skriv ut. Jobben vil kjøres i bakgrunnen og du finner utskriften under "Mine utskrifter" når jobben er ferdig.
Klikk på 'Fortsett'
Klikk på 'Lukk'

Eksempel på meldingrapport:

Arkivering av dokumenter - Meldinger

En meldingsrapport inneholder all kommunikasjon knyttet til en elev, altså meldinger (1-til-1 og gruppemeldinger), SMS og e-post. Varslinger på melding, SMS eller e-post blir ikke inkludert. Rapporten viser all kommunikasjon kronologisk, og starter med eldste.