Digitale skjema - SFO-tilstedeværelse

Hvordan opprette nytt skjema for SFO-tilstedeværelse:

1. Under 'Skjemaer' velg fanen 'SFO Tilstedeværelse' og klikk på 'Nytt skjema' nederst til venstre
2. Velg om man vil lage et nytt skjema, eller bruke mal. Klikk på 'Åpne'
3. Fyll ut skjemadetaljer
   1. Tittel
   2. Kommentarfelt: Velg om skjemaet skal inneholde et kommentarfelt foresatte kan skrive inn fritekst i
   3. Publiseringsdato: hvilken dato/klokkeslett skjemaet skal sendes til foresatte
   4. Frist for svar: fristen til foresatte. NB: kan justeres også etter fristen er utløpt
   5. Publiseres via: hvordan skjemaet skal sendes til foresatte
   6. Publiseringstekst: info til foresatte i skjemaet
   7. Påminnelse sendes: velg om det skal gå ut påminnelse til foresatte som ikke har besvart skjema og når
   8. Påminnelsestekst: info til foresatte i påminnelsen
   9. Ytterligere informasjon
4. Velg hvilken periode skjemaet skal gjelde for (maks 31 dager). Klikk på 'Oppdater' for å få listet alle dager
5. Hvis man ønsker å fjerne enkeltdager, klikk på slett-ikonet til høyre for dato. 
6. Hvis man ønsker andre alternativer enn datoer, klikk på 'Legg til'. Et alternativ kan f.eks være 'Ingen dager'. 
7. Velg om foresatte skal kunne registrere kommentarer på enkeltdag ved å aktivere feltet 'Vis foresattkommentar/hentemelding i skjemaet per dag'
8. Lagre skjemaet
   
9. Gå til fanen 'Mottakere'. Søk opp ønskede elever, f.eks  SFO-gruppe. Man kan også filtrere på trinn, gruppe eller søke direkte på navn
10. Legg til ønskede elever i skjemaet ved å flytte de til høyre liste. Der vil mottaker per elev listes.
11. Lagre skjemaet
12. Man vil får opp beskjed dersom noen av elevene mangler mottakerne uten informasjon nødvendig for valgt publiseringsmåte, f.eks e-postadresse. Man vil ha liste over hvilke elever dette gjelder tilgjengelig under 'Info'-fanen etter skjemaet er lagret.
    
13. På publiseringsdato/tidspunkt vil skjemaet gå ut til foresatte
14. Foresatte besvarer skjema. Kun en av mottakerne per elev kan besvare skjema. Dersom en foresatt allerede har besvart et skjema, vil annen foresatt få beskjed om dette ved forsøk på å besvare skjema
15. Skolen kan sjekke svar
16. Foresatte som ikke har besvart skjema vil få en purring, dersom det er skrudd på

NB: skolen vil ikke få varsling når foresatte registrerer et svar. Man må logge på VFS for å sjekke besvarelsene.



Frem til publiseringstidspunkt vil man kunne

• slette skjema ved hjelp av linken 'Slette skjema' som vises under 'Info'-fanen
• redigere mottakere
• redigere andre skjemadetaljer under 'Info'-fanen

Etter publiseringstidspunkt vil man kunne

• endre 'Frist for svar'. Dette kan også gjøres etter fristen er passert. Dette vil åpne for å registrere en ny dato for påminnelse og justering av påminnelsesteksten.

 


Hvordan se svar fra foresatte på skjemaet
Åpne det digitale skjemaet igjen og gå til fanen 'Besvarelser'. Man kan eksportere svar til Excel. Dersom foresatte har lagt inn foresattkommentar/hentemeldinger, vil man kunne se det i form an et blått ikon som kan åpnes.