Digitale skjema - Opprette et multivalg skjema

Tilgangsstyring:
Krever tilgang til modulen Digitale Skjema. Tilgangspunktet er standard på rollene Kommuneadmin, Skoleadmin, Lærer og SFO admin.

Opprette nytt Multivalg skjema:

1. Under 'Skjemaer' i hovedmenyen på skolenivå velg fanen 'Multivalg' og klikk på 'Nytt skjema' nederst til venstre
2. Velg om man vil lage et nytt skjema, eller bruke mal. Klikk på 'Åpne'
3. Fyll ut skjemadetaljer
   1. Tittel
   2. Kommentarfelt: Velg om skjemaet skal inneholde et kommentarfelt foresatte kan skrive inn fritekst i
   3. Publiseringsdato: hvilken dato/klokkeslett skjemaet skal sendes til foresatte
   4. Frist for svar: fristen til foresatte. Merk: kan justeres også etter fristen er utløpt
   5. Publiseres via: hvordan skjemaet skal sendes til foresatte
   6. Publiseringstekst: info til foresatte i skjemaet
   7. Påminnelse sendes: velg om det skal gå ut påminnelse til foresatte som ikke har besvart skjema og når
   8. Påminnelsestekst: info til foresatte i påminnelsen
   9. Ytterligere informasjon
4. Bestem så hvor mange alternativer foresatte må velge som minimum og maksimum. Velg antall i nedtrekksmenyen til høyre for minimum/maksimum.
5. Velg om skjemaet skal være et 'Førstemann-til-mølla' skjema eller ikke via knappen ‘Merk alternativ som opptatt når 1 person har valgt et alternativ’. Da bør man normalt beholde 
   • Foresatte må velge min 1 alternativ
   • Foresatte kan velge inntil 1 alternativ
6. Alternativer:
   • Fritekst: Skriv inn i Alternativ 1 og bruk valget 'Legg til' for å legge til flere valg foresatte skal ha i skjemaet
   • Tidsluker: Systemet kan hjelpe med å lage alternativer, dersom alternativene skal ha dato og klokkeslett. Se nærmere forkaring lenger ned i denne artikkelen
7. Lagre skjemaet
   
   
   
   
   

Tidsluker:
Tidsluker hjelper bruker med å registrere mange alternativ, som inneholder dato og klokkeslett, for eksempel ved påmelding til foreldresamtaler. 

1. Klikk på ‘Tidsluker’
2. Legg inn alle datoene foresatte skal kunne velge mellom
3. Legg til klokkeslett man åpner for foreldremøte på
4. Legg inn tidspunkt:
   I skjermbildet nedenfor har vi lagt til tre datoer, samt tidsrom 15-20. Hvis noen datoer ikke har hele tidsrommet tilgjengelig, kan det justeres når man får alternativene listet.
   
   
   
   
5. Klikk på ‘Generer’
    Systemet vil nå lage alternativer basert på valg man har gjort. Hvert alternativ har en slett-knapp til høyre for seg, så her kan man fjerne tidspunkt man ikke ønsker å ha tilgjengelig i skjemaet . 
   
   
   
   NB: Vi anbefaler å ha et valg for foresatte der ikke noe tidspunkt passer. Legg dette alternativet til manuelt. 
   
   

 

Legge til mottakere av skjema:

1. Gå til fanen 'Mottakere'. Søk opp ønskede elever, for eksempel en klassegruppe, faggruppe, SFO-gruppe. Filtrer på trinn, gruppe eller søk direkte på elevnavn. 
2. Legg til ønskede elever i skjemaet ved å flytte de til kolonnen til høyre i skjermbilde ved hjelp av piltasten mellom kolonnene. Der vil mottaker per elev listes. Mottakere vil være foresatte.
3. Lagre skjemaet
4. Man vil få opp et pop-up vindu med beskjed dersom noen av elevene mangler mottaker(e) eller om det mangler nødvendig informasjon på mottaker(e), for eksempel e-post adresse om skjemaet skal publiseres på e-post. I pop-up vinduet er det funksjonalitet for å skrive ut listen. Etter at skjemaet er lagret vil tilsvarende liste ligge under fanen 'Info'. 
   
   
5. På publiseringsdato/tidspunkt som er satt for skjemaet vil skjemaet publiseres ut til valgte mottakere/foresatte
   
   

Etter skjemaet er publisert:

1. Foresatte besvarer skjema. Kun en av mottakerne per elev kan besvare skjema. Dersom en foresatt allerede har besvart et skjema, vil annen foresatt få beskjed om dette ved forsøk på å besvare skjema
2. Skolen kan sjekke svar
3. Foresatte som ikke har besvart skjema vil få en purring, dersom det er skrudd på at det skal sendes ut en påminnelse

Merk: skolen vil ikke få varsling når foresatte registrerer et svar. Man må logge i Flyt Skole for å sjekke besvarelsene.

 


Frem til publiseringstidspunkt vil man kunne

• slette skjema ved hjelp av linken 'Slette skjema' som vises under 'Info'-fanen på skjeamet
• redigere mottakere 
• redigere andre skjemadetaljer under 'Info'-fanen

Etter publiseringstidspunkt vil man kunne

• endre 'Frist for svar'. Dette kan også gjøres etter fristen er passert. Dette vil åpne for å registrere en ny dato for påminnelse og justering av påminnelsesteksten.

 

Åpne alle besvarelser i regneark: 
Under fanen 'Besvarelser' kan man klikke på 'Åpne i regneark' for å få en oversikt over alle svar. For Førstemann-til-mølla skjema kan man aktivere feltet 'Vis alternativer vertikalt' for å få en bedre fremstilling av påmelding per tidspunkt.